PRIVACY VERKLARING VAN FINVICTUM BV

Finvictum hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan de bescherming van uw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Finvictum bv houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Finvictum bv
Sint- Pietersvliet
2000 Antwerpen
GDPR@finvictum.com

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Finvictum bv steeds op een rechtmatige wijze verwerkt en dit ten gevolge van volgende doeleinden:

A. Gerechtvaardigd belang:

o U vlot per e-mail of telefonisch of per post kunnen bereiken zodat onze dienstverlening vlot verloopt
o Offerten en prospecten opmaken en opvolgen, het bijhouden van Gegevens van klanten, onderaannemer
o Het op regelmatige basis versturen van nieuwsbrieven en nieuws over updates, producten en diensten. De geadresseerde kan zich gemakkelijk en op elk moment uitschrijven voor e-mailmarketing, het versturen van een enquête over de dienstverlening van Finvictum,
o Verzoeken om deel te nemen aan een marktonderzoek,
o Detectie telefoonnummers en opname telefoongesprekken ter verbetering van de dienstverlening en ter beveiliging tegen fraude en illegale praktijken

B. Uitvoering contractuele afspraken:

o Uitvoeren contractuele verplichtingen t.a.v. beursgenoteerde bedrijven die in zee gaan met Finvictum
o Dienstverlening t.a.v. personen die beroep doen op de dienstverlening via de app of website, met inbegrip van het versturen van gepersonaliseerde berichten en nieuwsbrieven over de klanten van Finvictum

C. Wettelijke verplichting:

o Facturatie van klanten en afspraken maken met leveranciers
o Het uitsturen van waarschuwingen met betrekking tot Cybersecurity of andere gevaren met betrekking tot de informatie die op ons platform is gedeeld
o Wettelijke verplichting of een na een uitspraak door een rechtscollege dat in kracht van gewijsde is gegaan.

D. Expliciete toestemming:

o Gebruik cookies op de website
o Het opslaan van persoonsgegevens die via de digitale platformen zijn overgemaakt door gebruikers van de app of website
o Het doorgeven van gebruikers van de app of de websitemodule aan de beursgenoteerde bedrijven die klant zijn bij Finvictum en waarvoor de gebruiker interesse heeft getoond, opname van telefoongesprekken en chatgesprekken

Voor de bovenstaande doelstellingen verwerken wij volgende gegevens:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Btw en KBO-nummer
• E- mailadres
• URL
• Gsm – nummer
• Rijksregisternummers
• Meta data via cookies waarbij uw unieke IP-adres wordt genoteerd samen uw voorkeuren, de wijze waarop u de website gebruikt, hoe dikwijls dat u de website bezoekt, hoe en met welke devices u dit doet en welke taal u gebruikt. Voor details verwijzen wij naar de cookiepolicy.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
• Het verzorgen van de website
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, …);
• Het verzorgen nieuwsbrieven en e-commerce facturatie
• Mailverkeer
• Het opmaken van de boekhouding
• Het voeren van beleid door de zelfstandige bestuurders – aandeelhouders
• Cookies op uw devices plaatsen
• Opslag van gegevens in de Cloud
• Juridische dienstverlening

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, tenzij de bevestiging voorligt dat er voldoende garanties voor veiligheid en bescherming van de privacy

Bewaartermijn

Finvictum bv bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
De facturatiegegevens worden minimaal bijgehouden tot 7 jaar na het einde van het laatste boekjaar waarin de laatste factuur aan de klant werd opgemaakt, tenzij er een andere wettelijke of contractuele verplichting is die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens langer bij te houden.
Tenzij anders aangegeven worden persoonsgegevens van klanten worden bijgehouden tot 5 jaar na het einde van het contract omdat Finvictum een commercieel belang heeft om deze gegevens zolang bij te houden.
Tenzij anders aangegeven worden persoonsgegevens van gebruikers worden bijgehouden tot XXXXXX
Gegevens van prospecten of losse contacten worden 1 jaar bijgehouden na eerste contact.
Gegevens die ons bereiken via website zonder dat de betrokkenen klant worden, worden na 1 jaar verwijderd.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Finvictum bv van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar formuleren tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel contact@apd-gba.be

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

Wijziging privacy statement

Finvictum bv kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

PRIVACY STATEMENT OF FINVICTUM BV

Finvictum is committed to protecting your personal data and the protection of your privacy.

In this privacy statement, we aim to provide clear and transparent information on what data we collect and how we handle personal data. We make every effort to ensure your privacy and therefore treat personal data with care. Finvictum BV complies in all cases with the applicable laws and regulations, including the General Data Protection Regulation.

Finvictum BV will in any case:

-

Process your personal data in accordance with the purpose for which they are provided, these purposes and types of personal data are described in this privacy statement; -

Limit the processing of your personal data to only those data that are minimally necessary for the purposes for which they are processed; -

Asking for your explicit consent if we need it for processing your personal data; -

Have taken appropriate technical and organisational measures to ensure the security of your personal data; -

Not pass on personal data to other parties unless this is necessary for carrying out the purposes for which they were provided; -

Be aware of your rights regarding your personal data, wish to make you aware of them and respect them.

If, after reading our privacy statement, you have any questions about it or wish to contact us, please use the contact details below:

Finvictum bv

Sint- Pietersvliet 7

2000 Antwerp

GDPR@finvictum.com

Why do we process personal data

Your personal data are always processed lawfully by Finvictum bv as a result of the following purposes:

Legitimate interest:

- To be able to contact you by e-mail or telephone or by post so that our services run performantly

- Preparing and following up offers and prospects, maintaining Data from customers and subcontractors

-Sending newsletters and news about updates, products and services on a regular basis. The addressee can easily and at any time unsubscribe from email marketing.

Execution of contractual agreements

- Execution of contractual obligations towards listed companies engaging with Finvictum

- Provision of services to individuals using the mobile app, web app or website, including sending personalised messages and newsletters about Finvictum's clients.

Legal obligation:

- Invoicing customers and making appointments with suppliers

- Sending out alerts regarding Cybersecurity or other dangers related to the information shared on our platform

- Legal obligation or one following a ruling by a court that has become res judicata.

Explicit consent:

- Use of cookies on the website

- Storing personal data transferred via the digital platforms by users of the mobile or web app or website

- Communicating usersinformation of the app or website module to the listed companies that are Finvictum clients and in which the user has expressed interest,

- recording phone calls and chats conversations to improve our service

- Sending newsletters and news about updates, products and services to non-customers on a regular basis. The addressee can easily and at any time unsubscribe from e-mail marketing, sending a survey about Finvictum's services,

- Requests to participate in a market survey.

- Detection of telephone numbers and recording of telephone calls to improve services and protect against fraud and illegal practices

Legal basis:

- Obtaining the list of shareholders from mandated intermediaries is done on the basis of the SRD II Directive and the mandate to do so given to us by the customer

For the above purposes, we process or may process the following data:

- Personal identity data: surname, first name, address, telephone number, e-mail

- VAT and KBO number

- E- mail address

- URL

- Mobile phone number

- National registry numbers

- Meta data via cookies whereby your unique IP address is recorded together with your preferences, the way you use the website, how often you visit the website, how and with which devices you do so and which language you use. For details, please refer to the cookie policy.

Provision to third parties

We may provide the data you provide to us to third parties if this is necessary for carrying out the purposes described above.

For example, we use a third party for:

- Maintaining the website

- Maintaining of the IT infrastructure (including IT network, ...);

- Providing newsletters and e-commerce Invoicing

- Mail traffic

- Keeping the accounts

- Management by the independent directors - shareholders

- Placing cookies on your devices

- Storing data in the Cloud

- Legal services

- Back-up services

- Security, Compliance and Privacy services

With these parties (processors) we make the necessary agreements herein to ensure the security of your personal data.

Furthermore, we will not pass on the data provided by you to third parties unless required and permitted by law.

We do not provide personal data to parties located outside the EU, unless it is confirmed that there are sufficient guarantees for security and privacy protection.

Retention period

Finvictum bv does not keep personal data for longer than necessary for the purpose for which they have been provided or required by law. The data of shareholders of the Listed Companies communicated to them by the service providers are kept for a maximum of 1 year unless the shareholder has become a user of Finvictum's app or web application during that year and has thus entered into a contract with Finvictum.

Invoicing data are kept at least until 7 years after the end of the last financial year in which the last invoice was issued to the customer, unless there is another legal or contractual obligation that makes it necessary to keep the personal data longer.

Unless otherwise indicated, customers' personal data are kept for 1 year after the end of the contract because Finvictum has a commercial interest in keeping these data for that long.

Data of prospects or casual contacts are kept for 1 year after initial contact.

Data that reach us via website without the data subjects becoming customers are deleted after 1 year.

Backup data are stored in encrypted (annotated) form for 1 year.

Data security

We have taken appropriate technical and organisational measures to protect personal data of yours from unlawful processing, for example;

- All persons who may have access to your data on behalf of Finvictum bv are obliged to respect confidentiality.

- We maintain a username and password policy on all our systems;

- We make backups of personal data in order to restore it in case of physical or

- technical incidents;

- We regularly test and evaluate our measures;

- Our processors are informed of the importance of protecting personal data.

- Data is stored on a secure server in the cloud. This also applies to backup data

- Finvictum’s programmers and employees can only access Finvictum's database and platform via a 2FA

Your rights regarding your data

You have the right to access, correct or delete personal data we have received from you. At the top of this privacy statement you will find how to contact us to address your questions. You can send an email to gdpr@finvictum.com or sent us a letter to correct or delete your personal data from our systems.

You can also object to the processing of all or part of your personal data by us or one of our processors.

You also have the right to have us transfer the data you have provided to yourself or on your behalf directly to another party. We may ask you to identify yourself before we can comply with the aforementioned requests.

Complaints

If you have a complaint about the processing of your personal data, please contact us directly about this.

You always have the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority, Drukpersstraat 35, 1000 Brussels

contact@apd-gba.be

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

Modification of privacy statement

Finvictum bv may amend its privacy statement. We will make an announcement of such modification on our website.