15 October 2022

Uw gegevens zijn belangrijk voor ons maar uw vertrouwen nog veel meer. Daarom dragen wij privacy en gegevensveiligheid hoog in het vaandel. U hoort dit waarschijnlijk wel vaker bij statements van online dienstverstrekkers maar voor Finvictum is de veiligheid van uw gegevens één van de hoekstenen waar Finvictum op steunt. U geeft ons uw vertrouwen door de diensten van Finvictum te gebruiken en dat vertrouwen is enorm belangrijk voor ons. Daarom zetten wij ons in om alle persoonsgegevens die u ons toevertrouwt, te beveiligen en met zorg te bewaren. Wij handelen in het belang van al onze klanten en wij zijn transparant over de noodzaak, het gebruik, de verwerking van uw persoonsgegevens.

In dit document beschrijven we hoe we uw persoonsgegevens gebruiken en verwerken. In het document kan u terugvinden welke rechten u kunt uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens (zoals het recht van bezwaar) en hoe u ons kan contacteren met betrekking tot vragen en bezwaren. Lees ook onze cookieverklaring, waarin we u vertellen hoe Finvictum gebruikmaakt van cookies en andere vergelijkbare technologieën.

Feitelijk geldt deze privacyverklaring voor alle vormen van klantinformatie die wij verzamelen via ons platform of andere middelen die hieraan verbonden zijn (bijvoorbeeld als u per e-mail contact opneemt met onze klantenservice) en de manier hoe wij de persoonlijke gegevens delen met de Actoren op ons platform.

Als u een van onze Actoren bent, dan raden wij u ook aan de Privacyverklaring voor Actoren te lezen, zodat u begrijpt hoe uw gegevens worden verwerkt als onderdeel van onze Actoren relatie.

We kunnen de Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Als wij wijzigingen in de Privacyverklaring aanbrengen die van invloed zijn op u (bijvoorbeeld als wij van plan zijn uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken dan eerder is gecommuniceerd), dan zullen wij u van deze wijzigingen op de hoogte brengen voordat de nieuwe activiteiten beginnen.

En nu een vervelend maar noodzakelijk stukje: Als u het niet eens bent met deze Privacyverklaring, dan dient u geen gebruik meer te maken van onze diensten. Als u akkoord gaat met onze Privacyverklaring, dan bent u helemaal klaar om het Finvictum platform te gebruiken en uit te testen.

Welke persoonsgegevens verzamelt Finvictum?

Finvictum kan niet werken zonder informatie, dus als u gebruik maakt van onze diensten zijn er bepaalde gegevens die we van u vragen. Dit is algemene informatie zoals onder andere uw naam, geslacht, geboortedatum, adres en contactgegevens. U kunt ook besluiten om aanvullende informatie mee te delen maar daar bent u volledig vrij in en is niet noodzakelijk voor het platform maar zal enkel het persoonlijk gebruiksgemak verhogen.

Daarnaast verzamelen we ook informatie van de computer, telefoon, tablet of ander apparaat dat u gebruikt om toegang te krijgen tot onze diensten. Dit omvat het IP-adres, de browser die u gebruikt en uw taalinstellingen.

Dit is het algemene overzicht, maar als u meer wilt weten over de informatie die we verzamelen, gaan we hieronder in detail.

Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt.

Finvictum verzamelt en gebruikt informatie die u aan ons verstrekt. Wanneer u een profiel aanmaakt, wordt u (in ieder geval) gevraagd uw naam, adres, geboortedatum en e-mailadres op te geven.

Afhankelijk van uw bereidheid kan u bijkomende informatie verstrekken die het gebruik van het platform kan helpen om betere informatie te verstrekken. Bijkomend kan u bepaalde interesses, voorkeuren, bepaalde gegevens van uw familieleden.

Ook betalingsgegevens kunnen het gebruik van het platform vergemakkelijken.

Wanneer u contact moet opnemen met het team van onze klantenservice, of op een andere manier contact met ons opneemt (bijvoorbeeld via social media) zullen wij ook informatie van u verzamelen. Dit geldt zowel als u contact met ons opneemt met feedback of om hulp vraagt via onze diensten.

U kunt ook worden uitgenodigd om beoordelingen te schrijven, om daarmee anderen te helpen informeren over de ervaringen die u had tijdens de activiteit. Als u een beoordeling schrijft op het Finvictum-platform, verzamelen we alle informatie die u heeft toegevoegd, samen met uw naam en avatar (als u er een kiest).

Als u een gebruikersaccount maakt, slaan we uw persoonlijke instellingen op. Deze opgeslagen gegevens kunnen worden gebruikt om u te helpen bij het gebruik van het platform of om te profiteren van andere functies die alleen beschikbaar zijn voor gebruikers met een account (zoals incentives of andere voordelen).

Persoonsgegevens die we automatisch verzamelen.

Ongeacht of u een account heeft of niet, verzamelen we automatisch bepaalde informatie wanneer u onze websites of apps bezoekt of wanneer u gebruik maakt van de zoek functie. Dit is inclusief uw IP-adres, de datum en tijd waarop u toegang heeft gehad tot onze diensten, en informatie over de hardware en software van uw computer (zoals het besturingssysteem, de gebruikte internetbrowser, de versies van de applicatie en uw taalinstellingen).

Als u gebruik maakt van een mobiel apparaat, verzamelen we gegevens over uw apparaat, apparaat-specifieke instellingen en eigenschappen, applicatiecrashes en andere systeemactiviteiten. Wanneer u een betaling maakt met behulp van dit type apparaat, registreert ons systeem hoe u uw betaling heeft gemaakt.

Waarom verzamelt en gebruikt Finvictum uw persoonsgegevens?

We gebruiken opgeslagen informatie over u voor verschillende doeleinden. Uw persoonsgegevens kunnen op de volgende manieren gebruikt worden:

  1. Accountdiensten: Finvictum-gebruikers kunnen een account aanmaken op onze website of app. We gebruiken de informatie die u verstrekt om uw account te beheren, zodat u een aantal handige dingen kunt doen. U kunt uw persoonlijk profiel, uw actoren lijst en uw persoonlijke instellingen beheren.

Het beheren van uw persoonlijke instellingen maakt het voor u mogelijk om uw persoonsgegevens op te zoeken, te bekijken en eventueel aan te passen. Verder kan u de actorenlijsten raadplegen, wijzigen en toevoegen. Net als met uw persoonlijke voorkeurinstellingen, (profiel)foto’s en andere profiel content.

We verwerken de communicatie die u ons stuurt. Hiervoor kunnen een aantal redenen zijn, waaronder:

  1. Reageren op en behandelen van verzoeken, klachten, opmerkingen die u heeft gemaakt. Finvictum biedt verschillende manieren aan om informatie, verzoeken en opmerkingen over het platform uit te wisselen (email, chat, SMS, telefoon)
    1. Wanneer u gebruik maakt van onze diensten kunnen we u een enquête sturen of u uitnodigen om een beoordeling achter te laten over uw ervaring met Finvictum, één van de actoren of een activiteit van een actor.
    1. We sturen u ook andere berichten die bedoeld zijn als ondersteuning, zoals hoe u contact kunt opnemen met Finvictum als u hulp nodig heeft en andere informatie waarvan we denken dat het nuttig voor u kan zijn en uw gebruiksgemak kan verhogen. We kunnen u ook materiaal sturen dat gerelateerd is aan uw geconnecteerde actoren.
    1. Het kan steeds noodzakelijk zijn dat we u andere administratieve berichten sturen, die bijvoorbeeld veiligheidswaarschuwingen kunnen bevatten.
  2. Marktonderzoek: Soms nodigen we onze klanten uit om deel te nemen aan marktonderzoek. Dit om het gebruiksgemak van Finvictum te verbeteren, uw opmerkingen, voorstellen te weten te komen.

Een marktonderzoek kan ook plaatsvinden vanuit een Actor die het Finvictum-platform gebruikt als hulpmiddel om het onderzoek uit te voeren. Denk hier bijvoorbeeld aan tevredenheid enquêtes, onderzoeken,…

Zie de informatie die bij dit soort uitnodigingen hoort om te begrijpen welke persoonsgegevens zullen worden verzameld en hoe die gegevens worden gebruikt.

In dit geval gebruiken we gegevens voor het testen en verhelpen van problemen, en om statistieken over ons bedrijf te genereren. Het belangrijkste doel is om inzicht te krijgen in hoe onze diensten presteren, hoe ze worden gebruikt, en uiteindelijk om onze website en apps te optimaliseren en aan te passen, waardoor ze gemakkelijker en zinvoller te gebruiken zijn. We streven er zoveel mogelijk naar om pseudoniemen te gebruiken voor dit analytische werk.

Als u een Finvictum-account heeft, kan u ervoor kiezen om uw beoordeling te anoniem in te dienen.

Door een beoordeling te voltooien, gaat u ermee akkoord dat deze getoond kan worden (zoals beschreven in onze algemene voorwaarden), bijvoorbeeld op de pagina van de desbetreffende Actor op onze websites, in onze mobiele apps, op onze social media-accounts en -apps en op het online platform van de desbetreffende Actor. Hiermee kunnen we andere personen feedback geven over uw ervaring met betrekking tot de actor, het evenement , de locatie of andere ervaringen die u wilt delen.

  1. Toezicht op gesprekken: Wanneer u naar onze klantenservice belt, maakt Finvictum gebruik van een geautomatiseerd telefoonnummerdetectiesysteem om uw telefoonnummer te koppelen aan uw bestaande account. Dit kan u en onze klantenservice medewerkers helpen tijd te besparen. Onze klantenservice kan nog steeds vragen naar uw telefoonnummer ter bevestiging, zodat we er zeker van zijn dat uw persoonlijke accountgegevens vertrouwelijk blijven.

U kan rechstreeks contact opnemen met Finvictum via de klantenChat die vanuit uw persoonlijk profiel een beveiligde verbinding opzet.

Tijdens gesprekken met onze klantenservice kan live worden meegeluisterd of kunnen gesprekken worden opgenomen voor kwaliteitscontrole en training. Dit omvat het gebruik van de opnamen voor de behandeling van klachten, rechtsvorderingen en voor de opsporing van fraude.

Niet alle gesprekken worden opgenomen, en opnames worden beperkte tijd bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd. Een uitzondering op deze regel zou zijn als Finvictum een gerechtvaardigde reden heeft om de opnames langer te houden voor fraudeonderzoek of juridische doeleinden. Dit zal U na het gesprek ook zo meegedeeld worden wanneer dit het geval is.

  1. Bevorderen van een veilige en betrouwbare service: Om een betrouwbare omgeving te creëren voor u, Finvictum Actoren en onze partners, kunnen we persoonsgegevens gebruiken om fraude en andere illegale of ongewenste activiteiten op te sporen en te voorkomen.

Ook kunnen we persoonsgegevens gebruiken voor risicobeoordeling en veiligheidsdoeleinden, waaronder de authenticatie van gebruikers. Als we dit doen moeten we u misschien de gebruikstoegang voor een bepaalde periode ontzeggen totdat we onze beoordeling hebben afgerond.

  1. Juridische doeleinden: Tot slot moeten we in sommige gevallen uw gegevens gebruiken om juridische geschillen af te handelen en op te lossen, voor reglementair onderzoek en compliance, om de gebruiksvoorwaarden van het Finvictum platform na te leven, of om te voldoen aan de wettige verzoeken van de rechtshandhavingsinstanties.

Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan Finvictum is vrijwillig. We kunnen u echter bepaalde diensten alleen verlenen als we enkele persoonsgegevens kunnen verzamelen. Wij kunnen bijvoorbeeld uw account niet aanmaken als wij niet uw naam en contactgegevens kunnen verzamelen.

Als wij voor het verwerken van uw persoonsgegevens automatisering gebruiken die juridische gevolgen heeft of die een aanzienlijke invloed op u heeft, zullen wij passende maatregelen nemen om uw rechten en vrijheden te beschermen. Daartoe behoort ook het recht op menselijke interventie.

Hoe deelt Finvictum uw gegevens met groepsentiteiten?

  1. Uw lokaal Finvtictum-kantoor: Om het gebruik van Finvictum-diensten te ondersteunen, kunnen uw gegevens worden gedeeld met dochterondernemingen van de Finvictum-groep, ook voor de klantenservice.

Hoe deelt Finvictum uw gegevens met de Actoren?

In bepaalde omstandigheden delen we uw gegevens met de Actoren die eveneens geregistreerd zijn op het Finvictum platform. Zij moeten eveneens voldoen aan de strikte vereisten van gegevensbeveiliging alvorens toegang te krijgen tot de gevraagde gegevens. Deze derden omvatten:

  1. De Actoren waarmee u geconnecteerd bent: Om uw connectie met de Actor te voltooien, connecteren wij  uw persoonlijke gegevens met die van de Actor. Dit is een van de belangrijkste dingen die we voor u doen.

Afhankelijk van de Actor kunnen de gegevens die we delen het volgende omvatten: uw naam, adres, contactgegevens, en alle andere informatie of voorkeuren die u heeft opgegeven te willen delen met de desbetreffende actor.

In bepaalde gevallen geven wij ook wat aanvullende, eerder opgeslagen informatie over u aan de Actor. Als u een vraag heeft over een Actor, kunnen we contact opnemen met de Actor om uw verzoek te behandelen.

Wanneer u een betaling maakt op een van de websites of apps van onze zakelijke partners, zullen bepaalde persoonsgegevens die u hen geeft, zoals uw naam en e-mailadres, uw adres, betalingsgegevens en andere relevante informatie, naar ons worden doorgestuurd om uw Reservering te voltooien en te beheren.

Als de klantenservice wordt verzorgd door de zakenpartner, zal Finvictum relevante reserveringsgegevens met hen delen (indien en wanneer nodig) om u van passende en efficiënte ondersteuning te voorzien.

Wanneer u een betaling maakt via een van de websites van onze zakelijke partners, kunnen de zakelijke partners bepaalde onderdelen van uw persoonsgegevens ontvangen met betrekking tot de specifieke reservering en uw interacties op deze partnerwebsites. Dit is voor hun commerciële doeleinden.

Als u een reservering maakt op de website van een van onze zakenpartners, neem dan de tijd om hun privacyverklaring te lezen, als u inzicht wilt hebben in hoe zij uw persoonsgegevens kunnen verwerken.

Welke beveiligings- en bewaarprocedures hanteert Finvictum om uw persoonsgegevens te beschermen?

Wij hebben procedures om ongeautoriseerde toegang tot, en het misbruik van persoonsgegevens te voorkomen.

Wij gebruiken geschikte zakelijke systemen en procedures om de persoonlijke informatie die u ons geeft te beschermen. Wij gebruiken ook beveiligingsprocedures en technische en fysieke beperkingen voor toegang tot de persoonlijke informatie op onze servers. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot persoonlijke informatie als dit nodig is voor hun werk.

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang wij dit nodig vinden voor uw gebruik of onze levering van onze diensten (inclusief het onderhouden van uw gebruikersaccount bij Finvictum (indien u die heeft)), om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, om wat voor geschillen dan ook op te lossen, en voor andere dingen die ons in staat te stellen onze zakelijke activiteiten uit te voeren, inclusief het opsporen en voorkomen van fraude en andere illegale activiteiten. Alle persoonsgegevens die wij over u bewaren, vallen onder deze Privacyverklaring.

Voor extra bescherming raden wij u ten zeerste aan om tweefactorauthenticatie in te stellen voor uw Finvictum-account. Dit voegt een extra authenticatiestap toe, om ervoor te zorgen dat iedereen die uw gebruikersnaam en wachtwoord in handen heeft gekregen (bijv. via phishing of social engineering) niet in staat zal zijn om bij uw account te komen. U kunt dit instellen in de sectie Beveiliging van uw accountinstellingen.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens via Finvictum en hoe kunt u ons bereiken?

Finvictum controleert de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze Privacyverklaring, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Finvictum is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid onder belgisch recht, met hoofdkantoor te Antwerpen, België.

Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring of over onze verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via GDPR@Finvictum.com en wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.